Reparationer och underhåll är en del i att driva hotell. Kostnader för underhåll och reparationer kommer alltid att uppstå. Dessa kostnader är inte oförutsedda kostnader. De skall inte tas ur en nödfond. Pengar skall fortlöpande sättas undan för reparationer och underhåll skall utföras fortlöpande varje månad. Det är en del av dina månatliga kostnader. På detta sätt blir kostnaden en del av av den fortlöpande budgeten och mindre betungande. Om man heller tiden håller allt i toppskick kan man också alltid utan skada spara pengar genom att dra ner på underhållet en månad eller två om hotellet går igenom en kris. Man skall dock aldrig under några omständigheter mer permanent dra ner på eller avsluta underhållet. Då hamnar man lätt i en ond cirkel där hotellets standard sjunker och krisen fördjupas när kundupplevelsen försämras. Detta är också en av anledningarna till att det är så viktigt att sätta av pengar för reparationer. Om man inte gör det kan man hamna i en situation där en reparation måste vänta trots att det försämrar gästupplevelsen. Om det leder till minskad beläggning så kan man hamna i en ond spiral som blir hotellets öde. Att ha en reparationsfond kan med andra ord vara det som avgör om ditt hotell blir en framgång eller ett misslyckande.
Underhåll
Fortlöpande underhåll är något jag ofta skriver om här på ditthotell.se. Detta beror på att det är en av de viktigaste delarna av att driva ett hotell och en av de saker som ägare till små hotell ofta glömmer eller prioriterar bort. Bristande underhåll är ett mycket vanligt skäl till att hotell misslyckas. I övrigt välskötta hotell kan lätt kännas gamla och smutsiga om de inte underhålls. Detta är lätt att undvika och underhållet behöver inte kosta särskilt mycket pengar om det sker fortlöpande varje månad. Om man sköter underhållet exemplariskt så kan man dramatisk minska sina utgifter för reparation och de totala kostnaderna för reparationer och underhåll.
Nyckeln till att hålla reparations och underhållskostnader låga och hotellet i perfekt skick är att alltid hålla sig proaktiv, inte reaktiv. Vänta aldrig till att något går sönder. Underhåll det fortlöpande. Exempel på saker som man alltid bör vara proaktiv med inkluderar.
- Måla regelbundet om alla målade ytor. Vänta inte tills färgen börjar flaga eller se gammal ut. Måla om medan den fortfarande ser perfekt ut. Perfekt målade väggar är också väl skyddade väggar.
- Underhåll regelbundet alla badrum och lägg nytt porslin i skarvarna mellan kakelplattorna. Detta då porslinet med tid kan börja lossna och se åldrat ut. Jag rekommenderar att man gör detta vartannat år. Tidigare om man upptäcker någon skada. Jag rekommenderar att man går över hela badrummet även om man bara ser mindre skador. Det är snabbt och billigt att fixa och förhindrar dyra fuktskador. Man bör även minst en gång per år byta ut toalettsitsen för att undvika att den går sönder. Samtidigt som man byter toalettsitsen bör man också byta packningar i alla vattenkranar etc. för att förhindra läckor.
- Klipp regelbundet häckar och fruktträd. Rensa rabatter och klipp gräs. Att hålla alla utomhusytor i så nära perfekt skick som möjligt gör mycket för kundupplevelsen.
- Rensa regelbundet stuprör och annan dränering.
- Inspektera rum och byggnaden för skador varje vecka så att de kan lagas innan skadan blir större. Inspektera vinden och andra ytor för fukt minst var 6 månad.
- Rengör elektronik regelbundet.
Detta är bara några av de saker du regelbundet bör underhålla. Du måste skapa ett underhållsschema för ditt hotell baserat på de förhållanden som råder där du driver ditt hotell. Om du t.ex. driver ett hotell vid en tropisk strand bör du regelbundet tvätta bort salt för att minska erosion.
Reparationer
Det spelar ingen roll hur bra ditt underhåll är. Du kan aldrig helt undvika olyckor och behov av reparationer. Det är därför mycket viktigt att du fortlöpande sätter av pengar till reparationer. Dessa avsättningar skall ses som en månatlig kostnad som du sätter av varje månad och som du sätter av innan du använder eventuella överskott till expansioner eller egen konsumtion. Endast om din reparationsfond redan innehåller det avsedda beloppet kan du låta bli att betala in pengar till den. Om man har en välkalkylerad reparationsfond som är full är det inte rekommendabelt att fortsätta sätta in pengar i den. Dessa pengar kan i detta fall användas bättre för andra investeringar eller förbättringar. Pengarna kanske kan sparas och en dag utgöra handpenningen till ett andra hotell. Storleken på din reparationsfond bör sättas med hotellets storlek i åtanke. Ju fler rum du har och desto fler biytor du har desto mer kan gå fel och desto större kostnader kan du ådra dig. Målet med fonden skall vara att den skall vara tillräckligt stor att du genast skall kunna reparera alla skador som uppstår så att gästernas upplevelse och hotellets intäkter påverkas så lite som möjligt av oförutsedda reparationer. Exakt hur stor fond detta betyder att du behöver beror på hur stort ditt hotell är och hur hög standard ditt hotell håller. Det är bättre att överskatt hur stor fond man behöver än det är att underskatta sina behov. Du kan inte basera din fonds storlek på hur mycket reparationer som har krävts under föregående år. Det säger mycket lite om hur stora behov du kommer ha i framtiden. Några år av låga reparationskostnader följs ofta av år med högre kostnader. Detta då kostnader ofta är höga när de kommer. Att upptäcka en fuktskada kan t.ex. lätt orsaka kostnader för flera hundra tusen kronor.
Kan jag inte ta ett lån när en skada uppstår istället?
Att ta ett lån är ett alternativ men det är alltid bättre att ha en reservfond. Några av nackdelarna med att behöva låna pengar för att göra reparationer är.
- Det kan ta tid innan du får lånet och kan påbörja reparationerna. Tid under vilken problemet kan förvärras och tid under vilken du inte kan tjäna pengar på rummet som behöver reparationer.
- Det kan ibland vara svårt att få lån. Ditt hotell kanske går dåligt för tillfället eller samhällsekonomin gör det svårt att låna såsom vid finansiella kriser.
- Du kan behöva låneutrymmet för utbyggnad eller expansion.
- Om skadorna är omfattande kanske banken anser att det sänker värdet på ditt hotell så mycket att du saknar utrymme att låna pengar.
- Om du tar ett lån så måste du betala tillbaka det med ränta. Detta försvagar hotellets ekonomiska situation och kan göra det svårare att hanterar senare olyckor eller renoveringsbehov. Genom att ha en renoveringsfond tar man kostnaden innan olyckan inträffar och har mer buffert om flera reparationer måste göras inom en kort tid.
- Lån minskar värdet om man senare vill sälja hotellet. En reservfond å andra sidan ger ett bra intryck och indikerar ett välskött hotell.
Kan jag inte ha en etablera checkkredit istället?
Att ha en i förväg etablerad checkkredit för reparationer är ett mycket bättre alternativ än ett lån. Pengarna finns då tillgängliga när du behöver dem. Du försvagar dock fortfarande din finansiella ställning på sikt och det är bättre att sätta av pengar i förväg.
Måste jag ha min reparationsfond i pengar?
Nej din reparationsfond behöver inte bestå av pengar. Om du vill investera pengarna i din reparationsfond i något som ger en bättre avkastning så är detta okej. Du skall dock endast investera pengarna i investeringar som är relativt stabila och viktigast av allt har en hög likviditet. Du måste kunna likvidera dina tillgångar när som helst. Du får därför t.ex. inte investera den i fastigheter. Likvida aktier på large cap listan och aktiefonder är exempel på bra likvida investeringsmöjligheter.
Om du investerar dina pengar istället för att ha dem i kontanter bör du inte räkna dina investeringar med sitt fulla värde i renovationsfonden. Detta för att skydda dig mot volatilitet på aktiemarknaden. Om du tittar hos din aktiemäklare så kommer de flesta aktier ha ett belåningsvärde. Använda detta belåningsvärde för att avgöra hur stort värde du skall anse att dina investeringar har i reparationsfonden. Om du t.ex. äger 100 000kr av en aktie med belåningsvärde 80% så skall du räkna det som 80 000 i din reparationsfond. Om du investerar dina pengar bör du med andra ord avsätta mer men du kan å andra sidan få bättre avkastning. Avkastning som kan hjälpa dig att fylla din fond snabbare. Undvik att använda hävstänger eller belåna dina aktier i reparationsfonden.